Hỗ trợ
Hướng dẫn bắt đầu dùng WorkDoc AI, mua và kích hoạt bản quyền cho đơn vị.
1. Đăng nhập
Mở địa chỉ WorkDoc AI của đơn vị trên trình duyệt máy tính hoặc điện thoại (địa chỉ do quản trị viên của đơn vị cung cấp; đơn vị chưa có thì đăng ký dùng thử) và đăng nhập bằng email, mật khẩu. Người được mời vào đơn vị nhận đường dẫn mời, đặt mật khẩu lần đầu rồi đăng nhập.
2. Tải văn bản lên
Bấm Tải văn bản lên, chọn tối đa 20 tệp một lần. Định dạng nhận: PDF, DOCX, JPG, PNG. Bản scan và ảnh chụp được đọc bằng OCR tiếng Việt, kể cả bảng kẻ ô.
Trong lúc đọc, văn bản hiện trạng thái Đang đọc văn bản. Văn bản trùng (cùng tệp, hoặc cùng số, ký hiệu từ cùng nơi ban hành) được gắn nhãn để bạn biết đã có trong sổ.
3. Duyệt kết quả đọc
Văn bản mới có nhãn Chưa duyệt. Mở văn bản để xem thông tin AI đọc được bên cạnh nội dung gốc:
- Số, ký hiệu, cơ quan ban hành, trích yếu, người ký, loại văn bản, dòng "Việc cần làm".
- Bảng yêu cầu công việc: nội dung, chủ trì, phối hợp, hạn, tham chiếu. Bấm vào một dòng để xem câu trích nguyên văn và số trang.
- Mục có vấn đề (thiếu hạn, thiếu đơn vị chủ trì, độ tin cậy thấp) được đánh dấu để xem riêng. Các mục đạt có thể duyệt một lần bằng Chấp nhận tất cả mục đạt.
Văn bản chỉ để biết thì bấm Chỉ để biết. Sửa xong, bấm Duyệt và tạo công việc: mỗi mục được chấp nhận trở thành một công việc.
4. Theo dõi
- Việc cần xử lý: mọi văn bản xếp theo hạn, quá hạn và hỏa tốc lên trước; lọc theo tình trạng và theo phòng.
- Công việc: giao người thực hiện, cập nhật các bước và phần trăm hoàn thành. Trưởng đơn vị thấy mục Chờ phân công cùng số ngày việc đã chờ.
- Nhắc hạn trước 3 ngày, trước 1 ngày và đúng ngày hạn; bản tin tổng hợp mỗi buổi sáng.
- Việc định kỳ (hằng tuần, hằng tháng, hằng quý, hằng năm): hoàn thành kỳ này thì kỳ sau tự được tạo.
- Báo cáo: xuất PDF, DOCX hoặc XLSX.
Mua và kích hoạt bản quyền
Mỗi đơn vị được dùng thử 30 ngày với đầy đủ tính năng. Để dùng lâu dài, người quản trị mua bản quyền ngay trong phần mềm.
Mua trong phần mềm
- Người quản trị đăng nhập WorkDoc AI, mở Cài đặt → Bản quyền.
- Chọn gói phù hợp rồi bấm Tạo đơn. Phần mềm hiện mã QR, số tiền và nội dung chuyển khoản; thông tin này cũng được gửi qua email.
- Quét mã QR bằng ứng dụng ngân hàng, giữ nguyên số tiền và nội dung chuyển khoản.
- Khi nhận được tiền, bản quyền tự kích hoạt, thường chỉ sau ít phút. Người quản trị nhận thông báo và biên nhận qua email.
Gia hạn cũng làm như vậy: thời gian của gói mới được cộng tiếp vào ngày hết hạn hiện tại.
Mức sử dụng và chi phí AI
Mục Cài đặt → Bản quyền hiện mức đã dùng trong tháng: lượng AI dùng chung (tính theo token), số văn bản, dung lượng lưu trữ và số người dùng. Dùng hết lượng AI của tháng, văn bản vẫn được đọc bằng bộ quy tắc có sẵn cho tới tháng sau. Đơn vị dùng key AI riêng (Cài đặt → AI) thì chi phí AI trả trực tiếp cho nhà cung cấp.
Đơn vị cài trên máy chủ riêng
Gửi email tới contact@nasoft.vn, ghi tên đơn vị, địa chỉ cài đặt (ví dụ workdoc.tendonvi.vn) và email nhận khóa. Nhận được khóa, người quản trị mở Cài đặt → Bản quyền, dán khóa và bấm Kích hoạt. Khóa gắn với địa chỉ cài đặt; đổi địa chỉ thì liên hệ để được cấp khóa mới.
Hết 30 ngày mà chưa có bản quyền: WorkDoc AI ngừng nhận văn bản mới. Dữ liệu đã có vẫn xem và xuất báo cáo được. Mua bản quyền để tiếp tục tải văn bản mới.
Liên hệ
Cần giúp đỡ hoặc muốn góp ý, hãy gửi email tới contact@nasoft.vn, kèm tên đơn vị và mô tả ngắn điều bạn gặp (có ảnh chụp màn hình càng tốt, nhưng xin đừng gửi kèm văn bản mật).
Trung tâm phần mềm NASOFT, Phường Trường Vinh, tỉnh Nghệ An.